Möglichst wenig Papier. Das war schon immer die Devise von Alexandra Horn, Leiterin des Baurechtsamtes der Großen Kreisstadt Waghäusel im Norden des Landkreises Karlsruhe. Seit 2013 nimmt die Stadt die Aufgaben der Unteren Baurechtsbehörde wahr und von Beginn an unterstützt durch ein entsprechendes Fachverfahren. In den darauffolgenden Jahren wurde die Verwaltungsdigitalisierung deutschlandweit immer mehr zum Thema; der „Digitale Bauantrag“ war zum erklärten Ziel der Stadt Waghäusel geworden.
Für die Unterstützung in der Umsetzung dieses Vorhabens entschied man sich für den seit 30 Jahren am Markt erfolgreich etablierten Fachverfahrenshersteller PROSOZ Herten GmbH. Ausschlaggebend war die Möglichkeit, sämtliche benötigten Komponenten aus einer Hand zu beziehen. Neben der Baugenehmigungssoftware „ProBAUG“, die auch in Baden-Württemberg sehr weit verbreitet ist, stellt Prosoz auch die Online-Plattform für den Digitalen Bauantrag zur Verfügung.
Die Lösung „Prosoz elan comfort“ ermöglicht die strukturierte Einreichung von Bauanträgen, die digitale Kommunikation zwischen Baurechtsbehörde und Antragstellenden sowie die Beteiligung weiterer Fachbehörden in den Genehmigungsprozess. Die Plattform ist per XTA-Schnittstelle an das Fachverfahren angebunden; die technische Kommunikation erfolgt im XBau-Standard. Um die IT-Abteilung der Verwaltung von der großen Aufgabe des Hostings einer solchen Plattform zu entbinden, wird „Prosoz elan comfort“ als Software-as-a-Service betrieben: Prosoz kümmert sich um Betrieb, Updates, Sicherheit, Verfügbarkeit und Aktualität.
„Für mich war es ausschlaggebend, alles aus einer Hand zu erhalten.“, betont Alexandra Horn. „Wenn irgendetwas nicht funktionieren sollte, dann muss ich mich nur mit einem Anbieter auseinandersetzen und es gibt kein Ping-Pong zwischen mehreren Beteiligten.“
Dabei war das Gesamtprojekt durchaus nicht zu unterschätzen. Neben der Datenmigration aus dem bisherigen Fachverfahren mussten auch das Dokumentenmanagementsystem (DMS), ein Kassensystem sowie eine Signatursoftware an ProBAUG angebunden werden.
Die Zusammenarbeit mit dem zuständigen Projektleiter von Prosoz, Patrick Spitzel, verlief laut Horn reibungslos. Gemeinsam mit ihrer Kollegin Juliane Walther konnte das Projekt in Waghäusel effizient realisiert und erfolgreich abgeschlossen werden.
Inzwischen erfolgt die Antragstellung vollständig online, der Genehmigungsprozess ist medienbruchfrei, und die Bescheide werden rechtssicher über die Plattform digital zur Verfügung gestellt – digital von Anfang bis Ende.
